É possível compartilhar por e-mail os arquivos que compõem um documento utilizando a própria funcionalidade disponibilizada no Orquestra ECM, que possui um layout padrão preenchendo automaticamente no corpo do e-mail algumas informações sobre o documento que está sendo enviado. Em alguns casos, também será possível editar o corpo do e-mail.
Caso o usuário que receberá o e-mail tenha acesso à mesma biblioteca que o documento está armazenado, recomenda-se que o envio do e-mail contenha apenas o link de acesso ao documento. Entretanto, se o destinatário não possui acesso ao Orquestra ECM, também é possível compartilhar os arquivos do documento, enviando-o como anexos do e-mail.
Caso a biblioteca tenha configurações de acesso anônimo, também será possível compartilhar esse link de acesso anônimo por e-mail, eliminando a necessidade do destinatário possuir um login na ferramenta.
Compartilhando um documento por e-mail
Após acessar uma biblioteca a listagem de documentos armazenados será apresentada.
Ao localizar o documento desejado, clique no menu de Mais opções (na linha do próprio documento) e escolha a opção Enviar por e-mail. Um novo modal será apresentado com as informações sobre o compartilhamento.
Altere as informações desejadas, preencha o e-mail do usuário de destino no campo Para e clique em Enviar para que o documento seja compartilhado.
O compartilhamento por e-mail também poderá ser realizado ao selecionar o documento, marcando o checkbox apresentado no início de sua linha. Em seguida, clique no menu Compartilhar, localizado na barra de menu superior, e escolha a opção Arquivos selecionados e E-mail. Um novo modal será apresentado com as informações sobre o compartilhamento.
Altere as informações desejadas, preencha o e-mail do usuário de destino no campo Para e clique em Enviar para que o documento seja compartilhado.
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Compartilhando dois ou mais documentos por e-mail
Após acessar uma biblioteca a listagem de documentos armazenados será apresentada.
Selecione os documentos que deseja compartilhar, marcando também o checkbox apresentado no início da linha do documento. Em seguida, clique no menu Compartilhar, localizado na barra de menu superior, e escolha a opção Arquivos selecionados e E-mail. Um novo modal será apresentado com as informações sobre o compartilhamento.
Altere as informações desejadas, preencha o e-mail do usuário de destino no campo Para e clique em Enviar para que o documento seja compartilhado.
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Compartilhando um único arquivo por e-mail
Efetue a visualização do arquivo que deseja compartilhar por e-mail. Em seguida, clique no menu de Compartilhar e escolha Compartilhar por e-mail. Um novo modal será apresentado com as informações sobre o compartilhamento.
Altere as informações desejadas, preencha o e-mail do usuário de destino no campo Para e clique em Enviar para que o arquivo seja compartilhado. Automaticamente, o e-mail enviado terá anexado o arquivo que estava sendo visualizado.
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Compartilhando por e-mail o link da edição de um documento
Efetue a edição do documento que deseja compartilhar.
Após o módulo de edição ter sido acessado, clique no menu de Compartilhar e escolha a opção Compartilhar por e-mail. Um novo modal será apresentado com informações sobre o compartilhamento.
Altere as informações desejadas, preencha o e-mail do usuário de destino no campo Para e clique em Enviar. O destinatário receberá um e-mail com o link da edição do documento.
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Após selecionar a funcionalidade de compartilhamento por e-mail, será carregada a seguinte janela que possui as funcionalidades de:
*As informações que aparecem preenchidas nesta janela poderão variar, de acordo com as definições implementadas pelo administrador do sistema. O conteúdo do e-mail também poderá estar bloqueado para edição.
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Para: e-mail do destinatário. É possível informar mais de um e-mail, separando-os por vírgula; |
| 2 | C.c.: caso deseje enviar um cópia deste e-mail para outros destinatários, informe-os neste campo. É possível informar mais de um e-mail, separando-os por vírgula; |
| 3 | Assunto: é o assunto do e-mail que, por padrão, é preenchido com o nome do sistema e a data atual. Poderá estar habilitado ou bloqueado para alterações; |
| 4 | Mensagem: representa o corpo do e-mail, apresentando as informações definidas como padrão pelo administrador do sistema. Poderá estar habilitado ou bloqueado para alterações; |
| 4.1 | Usuário: informa o usuário que compartilhou o e-mail; |
| 4.2 | Biblioteca: informa a biblioteca onde o documento compartilhado por e-mail está armazenado; |
| 4.3 | Link de acesso ao documento: contém o link para acesso aos documentos que estão sendo enviados; |
| 5 | Anexar arquivos: ao selecionar esta opção será anexado no e-mail todos os arquivos que compõem o documento selecionado para envio; |
| 6 | Acessar link(s) em modo anônimo: ao selecionar esta opção todos os links apresentados no corpo do e-mail serão transformados em links para acesso anônimo. Isso permite que o usuário destinatário possa visualizar o documento armazenado na biblioteca mesmo sem possuir um usuário cadastrado no sistema; |
| 9 | Botão Cancelar: permite fechar a janela de envio por e-mail; |
| 10 | Botão Enviar: efetua o envio do e-mail para o destinatário informado. |
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Conteúdo do e-mail compartilhado
Após efetuar o compartilhamento, o destinatário receberá um e-mail com as seguintes informações:
| Opção | Função |
|---|
| 1 | Anexos: arquivos do documento selecionado para envio. Os anexos só serão inclusos caso o rementente tenha selecionado a opção "Anexar arquivos" durante o envio; |
| 2 | Corpo do e-mail: apresenta o corpo do e-mail, de acordo com as informações preenchidas durante o envio; |
| 2.1 | Usuário: informa o usuário que compartilhou o e-mail; |
| 2.2 | Biblioteca: informa a biblioteca onde o documento compartilhado por e-mail está armazenado; |
| 2.3 | Link de acesso ao documento: contém o link para acesso aos documentos que foram compartilhados. |
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Compartilhando por e-mail apenas o link de acesso ao documento
Caso o usuário deseje compartilhar por e-mail um documento com outro usuário que também possui acesso à mesma biblioteca é possível enviar no corpo do e-mail apenas o link do documento. Para isso, na janela de envio de e-mail, preencha apenas o campo Para (destinatário) e clique no botão Enviar.
O destinatário poderá acessar o documento clicando no link presente no e-mail ou copiando-o diretamente no navegador.
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Compartilhando como anexo do e-mail os arquivos do documento
Caso o usuário deseje compartilhar por e-mail um documento incluindo os seus anexos, ele poderá enviar além do link para o documento, os arquivos que o compõem. Para isso, na janela de envio de e-mail, preencha o campo Para (destinatário), selecione a opção Anexar arquivos e clique no botão Enviar.
O e-mail que o destinatário receberá conterá o(s) arquivo(s) do(s) documento(s) selecionado(s) para envio e o link de acesso para o(s) mesmo(s). O usuário poderá acessar o documento clicando no link presente no e-mail ou copiando-o diretamente no navegador.
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Compartilhando por e-mail o link de acesso anônimo do documento
Caso o usuário deseje compartilhar por e-mail um documento com uma pessoa que não tenha usuário cadastrado no sistema ou que não possua acesso à biblioteca na qual o documento foi armazenado, é possível utilizar a funcionalidade de acesso anônimo; possibilitando que o documento seja acessado por qualquer pessoa em posse do link.
Compartilhando anonimamente todos os documentos selecionados
Para compartilhar o documento anonimamente, na janela de envio de e-mail, preencha o campo Para (destinatário), selecione a opção Acessar link(s) em modo anônimo e clique no botão Enviar. Dessa forma, todos os documentos selecionados para compartilhamento poderão ser acessados anonimamente.
O e-mail que o destinatário receberá conterá o link para acesso anônimo de todos os documentos selecionados. O usuário poderá acessar o documento clicando no link presente no e-mail ou copiando-o diretamente no navegador.
Atenção!| Existe um prazo para que o link de acesso anônimo à um documento expire. Esse prazo é configurado pelo administrador do sistema. |
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Compartilhando anonimamente apenas um dos documentos selecionados
Para compartilhar anonimamente apenas um dos documentos selecionados, na janela de envio de e-mail, preencha o campo Para (destinatário), passe o mouse sobre o nome do documento, habilitando o checkbox que será exibido e clique no botão Enviar. Dessa forma, apenas o documento selecionado poderá ser acessado anonimamente e os demais somente poderão ser acessados por pessoas que tenham usuários cadastrados no sistema.
O e-mail que o destinatário receberá conterá o link para acesso anônimo dos documentos selecionados e o link para acesso utilizando o usuário cadastrado no sistema. O usuário poderá acessar o documento clicando no link presente no e-mail ou copiando-o diretamente no navegador.
Atenção!| Existe um prazo para que o link de acesso anônimo à um documento expire. Esse prazo é configurado pelo administrador do sistema. |
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