O módulo de Arquivos compreende as funcionalidades de GED (gerenciamento eletrônico de documentos) do Orquestra BPM. Esta ferramenta atua como um repositório dos documentos que são processados pelos usuários ao longo das execuções de processos de trabalho. Através dela, os arquivos são organizados, catalogados e indexados, permitindo a rápida e instantânea recuperação de qualquer documento.
Os campos disponíveis para pesquisa são:
- Código do Processo: código do processo em que o documento foi gravado.
- Tipo: tipo de arquivo armazenado (DOC, PPT, TXT, ...)
- Nome: nome do arquivo armazenado;
- Descrição: descrição do arquivo armazenado;
- Processo: nome do processo em que o documento foi gravado.
- Responsável: responsável pela inclusão do documento.
- Data: data da inclusão do documento.
Para a recuperação de um determinado arquivo, é possível utilizar-se de uma ferramenta de indexação de documentos que permite a localização através da busca por palavras-chave que se encontram dentro do próprio documento.
Os arquivos anexados aos processos ficam armazenados no sistema de arquivos e não no banco de dados por questões de otimização do tamanho da base de dados e para permitir a busca no conteúdo dos arquivos utilizando índices.