A quebra de lotes pode ser realizada no módulo de Digitalização de forma manual ou automática. Além disso, também é possível incluir e remover uma quebra, conforme procedimentos abaixo.
Antes de utilizar os procedimentos abaixo, certifique-se de que a atividade de Digitalização está configurada para realizar a digitalização de lotes.
O que é uma quebra de lote?
Ao iniciar a digitalização de documentos no Orquestra ECM, é possível verificar a existência da seguinte hierarquia:
- Arquivo: é a menor unidade existente dentro de um lote. No caso da digitalização, cada página digitalizada corresponde à um arquivo.
- Documento: contém um conjunto de arquivos. Um exemplo de documento seria um contrato, que possui diversas páginas (diversos arquivos).
- Lote: pode conter um ou mais documentos. Como exemplo é possível citar um dossiê de contratos. Cada dossiê corresponde à um lote, porque possuirá diversos tipos de contratos (documentos) e estes, por fim, possuirão diversas páginas (arquivos).
A quebra de lote corresponde, portanto, ao conjunto de lotes + documentos + arquivos.
Todo lote possui um Identificador de quebra, utilizado para delimitar quais documentos e arquivos pertencem à um determinado lote. Este identificador, na maioria das vezes, corresponde à um código de barras e pode ser editado pelo usuário.
| Opção | Função |
| 1 | Identificador de quebra do lote. |
| 2 | Delimitação dos documento (e dos aquivos) que o compõem o lote. |
| 3 | Identificador de quebra do documento. |
No Orquestra ECM, a partir do módulo de Digitalização é possível digitalizar lotes e documentos com suas respectivas quebras. As quebras de lotes poderão ser feitas manualmente ou automaticamente:
- Quebras manuais: o usuário poderá escolher quais documentos fazem parte de um lote, assim como qual será o valor do seu identificador de quebra.
- Quebras automáticas: são realizadas quando as páginas digitalizadas possuem código de barras para diferenciá-los. Assim, com base nas capas de lotes emitidas pelo módulo de Novo Documento é possível quebrar os arquivos em lotes à medida em que ocorre sua digitalização.
Atenção!| Para garantir o funcionamento correto da ferramenta, a quantidade máxima suportada de arquivos por lote é 1500. Caso o lote possua uma quantidade maior de arquivos, poderá ocorrer problemas durante o encerramento. |
Quebra automática de lotes
A quebra automática em um ou mais lotes ocorre quando, nas configurações da atividade de Digitalização, foi definido o reconhecimento de capas. Durante a digitalização são reconhecidas diversas capas de lote; e assim a quebra por cada um dos lotes será realizada. Cada lote conterá seus documentos e arquivos.
Acesse o módulo de Digitalização:
Poderá ser carregado um modal para seleção da aplicação:
Módulo de Digitalização será carregado. Clique em Digitalizar:
Após a digitalização os lotes serão quebrados de acordo com as capas ou códigos de barras reconhecidos. Cada capa conterá seus documentos e arquivos:
Ao clicar sobre o ID do lote é possível ver todos os lotes digitalizados:
Ao trocar de lote, é possível ver os documentos e arquivos pertencentes ao mesmo:
Atenção!| Não é possível movimentar um documento/arquivo de um lote para outro. |
Atenção!| Não é possível criar dois lotes com o mesmo identificador e que estejam com o encerramento pendente. |
Configurar a quebra manual de lotes
A quebra manual de lotes pode ser realizada quando os documentos digitalizados não possuem capa de lote ou código de barras e até mesmo quando os mesmos foram reconhecidos; porém, deseja-se quebrar novos lotes.
Na página inicial do Orquestra ECM, passe o mouse sobre o menu Administração e selecione a opção Administrar aplicação:
Acesse o módulo de Atividades:
Será carregado um modal para seleção da aplicação desejada:
Na linha da atividade de Digitalização, clique em Configurações:
Dentro do bloco de opções Digitalização de Lote, selecione a opção Permitir quebra manual de documentos e lotes. Efetue as demais configurações desejadas e clique em Ok para salvá-las:
Será carregada uma mensagem informando que as configurações foram salvas com sucesso:
Quebrar lotes manualmente
A quebra manual de lotes ocorre quando a qualidade da capa digitalizada não permitiu o reconhecimento do seu QRCode ou o código de barras presente na imagem não pôde ser reconhecido pelos mesmos motivos e, por consequência, a quebra do código de barras não foi efetuada. A quebra manual poderá ocorrer sempre que se desejar a quebra de um novo lote.
Acesse o módulo de Digitalização:
Será carregado um modal com informações do lote. Preencha as validações desejadas e clique em Confirmar:
Um lote será criado e o módulo de Digitalização estará preparado e aguardando a digitalização de documentos e arquivos. Clique em Digitalizar:
Arquivos serão digitalizados. Para quebrar um novo lote, selecione o arquivo que será o primeiro da listagem no novo lote e clique no botão Quebrar lote manualmente:
Será carregado um modal para preenchimento do identificador do novo lote. Informe o identificador desejado e clique em Confirmar:
Novo lote será gerado:
Novo lote e lote já existente serão exibidos na listagem:
Atenção| Não é possível movimentar um documento/arquivo de um lote para outro. |
Atenção| Não é possível criar dois lotes com o mesmo identificador e que estejam com o encerramento pendente. |
Remover quebra de lote
Durante a digitalização, pode ocorrer a digitalização de um lote indesejado. Esta quebra de lote pode ser removida juntamente com todos os seus documentos/arquivos, seguindo o procedimento abaixo:
Selecione o lote que será removido:
Clique no botão Excluir lote e todos os seus arquivos:
Será exibida uma mensagem de confirmação para exclusão do lote. Clique em Sim:
O lote, juntamente com seus documentos e arquivos, será excluído da listagem:
Restaurar lote
Durante a digitalização, pode ocorrer o fechamento do navegador indevidamente. É possível restaurar os lotes que estavam sendo manipulados no momento do encerramento caso este procedimento seja realizado no mesmo dia em que ocorreu o encerramento do navegador. Para saber como realizá-lo, siga os procedimentos abaixo:
Listagem de lotes que estavam sendo manipulados antes de ocorrer o encerramento do navegador:
Após o encerramento do navegador, ao abrir novamente o módulo de Digitalização, será carregado um modal com a listagem dos lotes que tiveram o encerramento pendente.
Restaurar apenas lotes selecionados
Selecione os lotes desejados. Em seguida, clique no botão Restaurar selecionados:
Será exibida uma mensagem de confirmação para a restauração dos lotes selecionados. Clique em Sim:
Lotes selecionados serão restaurados:
Restaurar lote específico
Ao lado do lote desejado, clique no ícone Restaurar:
Será exibida uma mensagem de confirmação para a restauração do lote selecionado. Clique em Sim:
Lote selecionado será restaurado:
Após o encerramento do lote que estava sendo manipulado, novamente será exibida a lista de Lote(s) com encerramento pendente apresentando o restante dos lotes que não haviam sido restaurados:
Descartar lote
Durante a digitalização, pode ocorrer o fechamento do navegador indevidamente. É possível descartar os lotes que estavam sendo manipulados no momento do encerramento caso este procedimento seja realizado no mesmo dia em que ocorreu o encerramento do navegador. Para saber como realizá-lo, siga os procedimentos abaixo.
Listagem de lotes que estavam sendo manipulados antes de ocorrer o encerramento do navegador:
Após o encerramento do navegador, ao abrir novamente o módulo de Digitalização, será carregado um modal com a listagem dos lotes que tiveram o encerramento pendente:
Descartar lotes selecionados
Selecione os lotes desejados. Em seguida, clique no botão Descartar selecionados:
Será exibida uma mensagem de confirmação para o descarte dos lotes selecionados. Clique em Sim:
Será exibida uma mensagem de confirmação informando que os lotes foram descartados:
Lotes serão descartados e não serão mais exibidos no modal de lotes com encerramento pendente.
Atenção| Ao restaurar um lote onde foram realizadas quebras de documentos manuais, as quebras não serão restauradas. Além disso, os campos do formulário também não possuem o seu valor restaurado, exceto se forem campos que possuem valor padrão de preenchimento. |
Descartar lote específico
Ao lado do lote desejado, clique no ícone Descartar:
Será exibida uma mensagem de confirmação para o descarte do lote selecionado. Clique em Sim:
Será exibida uma mensagem confirmando que o lote foi descartado. Clique em Ok:
Após o encerramento do lote que estava sendo manipulado, novamente será exibida a lista de Lote(s) com encerramento pendente apresentando o restante dos lotes que não haviam sido descartados:
Atenção| Ao restaurar um lote onde foram realizadas quebras de documentos manuais, as quebras não serão restauradas. Além disso, os campos do formulário também não possuem o seu valor restaurado, exceto se forem campos que possuem valor padrão de preenchimento. |
Atenção| Alguns modelos de scanner diminuem a velocidade de digitalização após digitalizarem uma determinada quantidade de páginas. Esta configuração depende e varia entre fabricantes. |
Atenção!| Somente será possível utilizar as funcionalidades que envolvam a digitalização de documentos se o usuário possuir instalado em seu computador um scanner compatível com o driver TWAIN 2.0 ou superior; caso contrário, o usuário será impedido de selecionar um scanner ou digitalizar imagens. |