Ausência Temporária ocorre quando você ficar inabilitado para acessar a ferramenta para executar suas tarefas pendentes ou mesmo receber novas tarefas. Esta inaptidão pode ocorrer por motivo de férias, viagem, ausência, saúde, etc.
Entrar em período de ausência
Para impedir que os processos fiquem parados, é necessário que você, antes de entrar em um período de ausência dentro da organização, indique este estado para o sistema.
Para realizar esta operação, clique no link "Configurações pessoais" no canto superior direito do sistema:
Você será encaminhado para uma tela onde deverá confirmar o seu pedido de ausência temporária. Clique no botão "Iniciar Ausência Temporária"
O que ocorre quando você está ausente
Ao iniciar um período de ausência temporária, suas tarefas pendentes:
- Se existirem outros usuários com a mesma posição/área do que você (ou seja, as mesmas responsabilidades do que você), nada acontecerá; estes outros usuários ficarão com a responsabilidade de executar estas tarefas normalmente;
- Se não existirem outros usuários, suas tarefas serão encaminhadas para o usuário que possuir a posição substituta à sua, dentro da mesma área;
- Se não existir usuário substituto, as tarefas são encaminhadas ao longo da hierarquia da tarefa (definida pelo usuário administrador e criador do processo);
- Se não existirem outros usuários configurados dentro da hierarquia da tarefa, esta ficará sob sua responsabilidade mesmo estando você ausente. Se você tiver configurado um substituto geral o mesmo receberá uma notificação de que você recebeu uma nova tarefa.
Esta última opção, apesar de parecer prejudicial para o processo, é a última opção de encaminhamento e reflete a impossibilidade do sistema encontrar um substituto oficial para você. É responsabilidade do usuário administrador e do criador do processo criar mecanismos de configuração e encaminhamento para que isso não aconteça.
Substituto geral
O modelo apresentado acima parte de uma estrutura oficial da empresa ou de seus processos para definir o responsável por suas atividades quando você não estiver disponível. Note que você nominalmente não define o nome do responsável: essa informação vem da hierarquia da empresa.
Para os processos que não possuem regras hierarquicas claras de substituição, entretanto, existe uma alternativa: o substituto geral. Essa é uma pessoa que você irá definir para acessar a sua caixa de tarefas e executar as atividades que sobraram.
Para definir um substituto geral, clique no link "Configurações pessoais" no canto superior direito do sistema:
No formulário de dados, clique no campo "Substituto Geral". Uma nova tela será aberta. Digite o nome de um colega seu, e , após pesquisar, clique no nome da pessoa que irá substituí-lo. Ao final, no formulário de configurações pessoais, clique no botão "Atualizar".
Dica: para desvincular um usuário como seu substituto, simplesmente apague seu nome da caixa de texto
Nessa modalidade de substituição, seu colega não irá receber suas tarefas. Porém, ele poderá acessar sua caixa de entrada e executar e finalizar todas as atividades que estiverem pendentes. Para isso, quando acessar o sistema, ele verá um ícone logo ao lado do seu nome:
Clicando nesse ícone, seu colega verá uma relação com os nomes das pessoas que está substituindo:
Ao clicar no nome da pessoa, seu colega terá acesso a sua caixa de tarefas, e poderá executar atividades em seu nome.
Sair da ausência temporária
Para sair de um período de ausência do sistema, simplesmente tente efetuar o processo de autenticação novamente no sistema. Você será questionada se deseja sair do período de ausência. Selecione a opção "Sim". Se você selecionar a opção "Não", poderá entrar na ferramenta normalmente (para consultar um determinado relatório, por exemplo) mas continuará não recebendo tarefas.
É importante destacar que o sistema registra e coloca em relatórios a identificação dos usuários que executaram todas as tarefas da ferramenta. Isso significa que um longo período de ausência temporária poderá ser apontado em um relatório gerencial sobre o processo.
ATENÇÃO!
Por definições de regras de negócio, quando um usuário retorna de ausência temporária ele não irá receber suas atividade de volta. Essas permanecerão com o usuário substituto. Isso pois entende-se que muitas atividades não são executadas automaticamente, e podem levar tempo para serem finalizadas. Assim, o sistema parte do pressuposto que não pode retirar as atividades pendentes do substituto pois esse pode já estar trabalhando para resolvê-las. Caso o substituto deseje, pode utilizar os recursos de "encaminhamento de tarefas" para retornar as atividades para para o usuário original. |