Depois que um processo é cadastrado, modelado, configurado e publicado para utilização, ele estará disponível para requisições.
Se, após ter sido publicado, este processo for executado pelo menos uma vez, ele terá automaticamente algumas de suas informações bloqueadas para edição, não podendo mais serem alteradas. Entre as funcionalidades que ficarão bloqueadas, estão:
- Possibilidade de alterar as posições (cargos, atividades, etc.) de uma tarefa;
- Possibilidade de adicionar novos elementos (tarefas e elementos);
- Possibilidade de excluir um elemento já existente;
- Possibilidade de alterar os vínculos (ligações) entre tarefas.
A razão deste bloqueio é a necessidade de se manter um histórico dos processos e regras de negócio executadas, o que não seria possível se o formulário fosse alterado de maneira total. Através deste controle, é possível manter um nível adequado de segurança das informações e auditoria sobre processos já ocorridos.
Para solucionar este impasse, foi implantada a funcionalidade de controle de versão de processos. Ao tentar editar um processo que já foi executado, na parte superior da tela aparecerá uma mensagem alertando que este processo já foi utilizado.
Ao clicar no link dentro da caixa de alerta, o processo selecionado será automaticamente copiado e cadastrado novamente com o mesmo nome, porém como outra versão. Esta nova versão não estará publicada. Você poderá realizar todas as alterações que achar importantes, despublicar o processo anterior e publicar esta nova versão quando julgar que ele está pronto para uso.
É importante destacar que o formulário relacionado a esse processo não será versionado. Ou seja, a versão antiga e a nova versão do processo, ambas, utilizarão o mesmo formulário. Caso deseje versionar o formulário, deves entrar dentro do próprio cadastro do formulário e selecionar a opção de versionamento.
Processos em andamento
As instâncias de processos em andamento que iniciaram em uma versão continuarão a rodar nessa versão até o fim, sem nenhuma impacto nas mudanças feitas na versão nova.
Versões concomitantes
É plenamente possível disponibilizar duas versões publicadas ao mesmo tempo. Isso pode ser útil, por exemplo, quando você quer que a versão 1 do processo seja disponível para toda a empresa, e a versão 2 disponível somente para uma área, em formato piloto.
Processos iniciados na versão continuarão rodando na versão 1 até o final. O mesmo com a versão 2: uma vez iniciados, finalizarão na versão 2 não serão impactados pela versão 1.