O desbloqueio de documentos permite que um documento bloqueado para um usuário (ou seja, que não pode ser editado por todos os usuários do sistema, apenas visualizado) seja desbloqueado, ficando livre para ser editado pelos demais usuários do sistema.
Alguns eventos do sistema já efetuam automaticamente o desbloqueio do documento após uma ação:
- Ao salvar/cancelar a edição um documento, o usuário será questionado se também deseja desbloqueá-lo;
- Após efetuar o upload dos arquivos de um documento para o sistema, o documento será automaticamente desbloqueado;
- Entre outras.
Mesmo com o desbloqueio automático do documento sendo realizado após acessar algumas funcionalidades também existe a possibilidade de efetuar o seu desbloqueio manual. Essa ação somente poderá ser realizada pelo usuário que manteve o documento bloqueado.
Identificando documentos desbloqueados
Quando um documento está desbloqueado ele não terá nenhum ícone em sua linha.
Entretanto, se na linha do documento houver um ícone de cadeado, seja ele aberto ou fechado, indica que o documento está bloqueado.
Caso deseje identificar para qual usuário o documento está bloqueado, siga este procedimento.
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Como desbloquear um documento
O desbloqueio de um único documento poderá ser feito das seguintes formas:
Atenção!| O desbloqueio de documentos só poderá ser realizado para os documentos bloqueados com o próprio usuário logado. |
Efetuar o desbloqueio após localizar o documento na listagem de resultados da biblioteca
Após acessar uma biblioteca a listagem de documentos armazenados será apresentada.
Ao localizar o documento desejado e que está bloqueado, clique no menu de Mais opções (na linha do próprio documento) e escolha a opção Desbloquear.
Após confirmar a ação o documento será desbloqueado e poderá ser alterado por qualquer usuário do sistema.
Também existe outra opção para desbloqueio dos documentos a partir da listagem de resultados de uma biblioteca. É possível efetuar essa ação selecionando o documento, marcando o checkbox apresentado no início da sua linha. Em seguida, clique no botão Desbloquear exibido na barra de menu superior.
Após confirmar a ação o documento estará desbloqueado e poderá ser alterado por qualquer usuário do sistema.
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Efetuar o desbloqueio do documento após a sua visualização
Efetue a visualização do documento que deseja efetuar o desbloqueio. Em seguida, clique no menu de Mais opções apresentado no canto superior direito e escolha Desbloquear.
Após confirmar a ação o documento será desbloqueado, podendo ser alterado pelos demais usuários do sistema.
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Efetuar o desbloqueio do documento na edição
Efetue a edição do documento que deseja efetuar o desbloqueio. Em seguida, clique no menu de Mais opções apresentado no canto superior direito e escolha Desbloquear.
Após confirmar a ação o documento será desbloqueado, podendo ser alterado pelos demais usuários do sistema.
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Como efetuar o desbloqueio de mais de um documento
Após acessar uma biblioteca a listagem de documentos armazenados será apresentada.
Selecione os documentos que deseja desbloquear, marcando o checkbox apresentado no início da linha. Em seguida, clique no ícone de Desbloquear exibido na barra de menu superior.
Após confirmar a ação os documentos serão desbloqueados e poderão ser alterados pelos demais usuários do sistema.
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Funcionalidades que realizam o desbloqueio automático dos documentos
Algumas funcionalidades do sistema realizarão automaticamente o desbloqueio dos documentos no sistema. Nessas situações, a ação que o documento aguardava enquanto estava bloqueado foi concluída e o seu desbloqueio já pode ser feito.
As funcionalidades que realizam o desbloqueio automático dos documentos são:
- Edição de um documento: após finalizar ou cancelar a edição de um documento o usuário será questionado se deseja desbloqueá-lo. Ao confirmar essa ação significa que todas as alterações no documento foram realizadas e o documento pode ser manipulado por outros usuários;
- Digitalização dos documentos: após efetuar a captura utilizando o scanner será criado um documento pré-indexado, ou seja, o registro do documento na biblioteca. Ele estará bloqueado com o usuário de serviços até que todos os arquivos digitalizados tenham sido transferidos do computador do usuário para o sistema. Ao término da transmissão o documento será automaticamente desbloqueado, podendo ser alterado por outros usuários;
- Envio de documentos utilizando a integração com o Microsoft Office: caso o usuário esteja enviando um documento Microsoft Office, utilizando o plugin de integração, será criado um documento pré-indexado, ou seja, o registro do documento na biblioteca. Ele estará bloqueado com o usuário que efetuou o envio até o momento em que o documento Office tenha sido transferido do computador do usuário para o sistema. Ao término da transmissão o documento será automaticamente desbloqueado, podendo ser alterado por outros usuários;
- Envio de arquivos utilizando a integração com o computador do usuário: caso o usuário tenha enviado arquivos para o sistema utilizando o módulo de Integração com o desktop (também chamado de systray), será criado um documento pré-indexado, ou seja, o registro do documento na biblioteca. Ele estará bloqueado com o usuário que efeutou o envio até o momento em que todos os arquivos tenham sido transferidos do computador do usuário para o sistema. Ao término da transmissão o documento será automaticamente desbloqueado, podendo ser alterado por outros usuários;
- Emissão de capas: quando o usuário cria uma capa, ele também criará um documento na biblioteca contendo essa capa. Esse documento ficará bloqueado com o usuário que a criou até o momento em que a capa for digitalizada em conjunto com os arquivos que a pertencem. Quando todos os documentos terminarem de ser transferidos do computador do usuário para o sistema o documento será automaticamente desbloqueado, podendo ser alterado por outros usuários.
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