A Tarefa de Humana é delegada a um usuário do sistema (ator), e inclui a obrigatoriedade de análise das informações presentes no processo e a necessidade de AÇÃO para continuidade do processo (ex.: "aprovar pedido de requisição de diárias").
Ao clicar em uma tarefa humana, sua caixa de propriedades possuirá os seguintes campos:
- Título: o título da tarefa, que será mostrado para o usuário em sua caixa de tarefas. No titulo da tarefa podem ser usados tokens, tornando assim os títulos das tarefas únicos em cada instância de processo;
- Tipo: Tipo de Tarefa Humana: de Aprovação ou de Instrução;
- Descrição: uma breve descrição da tarefa, a ser disponibilizada para os usuários, para melhor entendimento da ação a ser executada;
- Pré-condições: complemento da descrição, explicitando as condições que devem estar sanadas para dar prosseguimento com esta tarefa (ex.: "Somente finalize essa tarefa quando tiver confirmação do pagamento do DOC na conta bancária");
- Arquivos: caso, durante a execução dessa atividade, o ator responsável seja obrigado a anexar arquivos no processo, digite o nome dos arquivos obrigatórios, um abaixo do outro Somente poderá continuar o andamento do processo se anexar um documento para cada "Tipo (CPF, RG, etc.)" definido na configuração da tarefa.
Essa funcionalidade, entretanto, somente estará disponível se o processo em questão permitir o uso de anexos. Essa informação é gerenciada no cadastro do processo.
É possível, também, a utilização de tag´s HTML na construção dos nomes dos documentos obrigatórios. Isso possibilita, por exemplo, o uso de links nos nomes dos documentos, conforme exemplo:
<a href="http://srvrel-auditoria.doc" target="_blank">Relatorio de Auditoria</a>
- Definir arquivos manualmente: Ao habilitar esta opção, o usuário deverá informar o nome dos arquivos que deverão ser anexados obrigatoriamente nesta tarefa, devendo ser informado o nome de um arquivo por linha.
- Utilizar uma regra de negócio: Ao habilitar esta opção, deverá ser exibida uma listagem contemplando todas as regras de negócio existentes para que seja possível apontar uma regra de negócio previamente cadastrada. Mais informações para a configuração da regra de negócio, clique aqui.
- Permitir somente arquivos obrigatórios: Ao habilitar esta funcionalidade, nesta será permitido o usuário realizar upload somente dos documentos obrigatórios solicitados descritos na opção de "Definir arquivos manualmente" ou na opção "Utilizar uma regra de negócio".
Com esta funcionalidade o botão de carregar anexos será ocultado na tarefa.
- Configuração de checklist: permite incluir um checklist em uma tarefa, fazendo com que os itens sejam avaliados e concluídos antes da finalização da tarefa;
- Configuração do Formulário: consiste em determinar, dentre os campos do formulário padrão do processo, quais:
- Estão "Habilitados", ou seja, o usuário pode alterar seu valor;
- Estão "Visíveis", ou seja, o usuário pode ver o seu valor;
- Estão "Manipuláveis":
Funcionalidade disponível a partir da versão 3.9.10
Se estiver marcada, os campos ocultos(hidden) que controlam os dados estarão presentes na estrutura da página e com isso fica disponível a modificação das informações via Javascript ou qualquer outra forma diretamente pelo navegador.
Se estiver desmarcada, os campos ocultos(hidden) não estarão presentes na estrutura da página HTML o que vai impedir a modificação das informações via código Javascript ou qualquer outra forma diretamente pelo navegador. - A fonte de dados externa do valor do formulário;
Como vemos, apesar de um processo poder estar relacionado a somente 1 formulário, este formulário pode ser facilmente configurado e modificado por tarefa. Assim, um único formulário grande pode ter como resultado diversos formulários pequenos, trabalhados por tarefa. Basta alterar na tarefa a configuração habilitado/visível do formulário;
A configuração da "fonte dos dados" consiste em vincular um comando SQL a um campo do formulário, em uma determinada tarefa. Trata-se de uma operação técnica que requer conhecimentos técnicos para tal. Como vemos pela imagem acima, é possível vincular 'tokens' relacionados a informações dinâmicas do processo, como valores de outros campos do formulário ou mesmo variáveis do processo. Ex.:
SELECT RG FROM TABELA_USUARIO WHERE Usuario = {Requisitante.Login}
Esse mesmo comando pode ser utilizado para resgatar informações dinâmicas do processo. Por exemplo, veja o comando abaixo:
SELECT '{Requisitante.Login}
O comando acima irá popular o campo do formulário com o login do requisitante. Veja outro exemplo:
SELECT convert(varchar, getdate(), 103)
O comando acima irá popular o campo do formulário com a data de hoje. Os exemplos acima são para SQL Server.Para o preenchimento do campo através de comando SQL é necessário que o campo esteja marcado como manipulável
- Botões de Ações: por definição, uma tarefa humana do tipo "aprovação" possui dois botões de ações ao final da tela de execução: Aprovar e Rejeitar. Um desses botões deve ser obrigatoriamente clicado pelo ator da tarefa para finalizar a pendência e determinar o resultado da tarefa. Através dessa funcionalidade, é possível habilitar ou desabilitar um destes botões, ou todos eles. Tarefas que utilizam Assinatura Eletrônica apresentarão os botões de finalização de tarefa na barra lateral (acima do histórico) e não ao final da página. Isso ocorre para melhor visualização do documento inserido no campo Arquivo - Visualizador.
- Gerenciamento de Ações: além dos dois botões padrões desta tarefa ("Aprovar" e "Rejeitar") podemos criar novos botões customizados nesta tarefa. Para isso, basta clicar no botão "Adicionar Item" dentro da caixa de gerenciamento desta opção. Na pequena tabela que irá aparecer, digite:
- Título: digite o título que irá aparecer no botão;
- Ação: digite o título da ação correspondente ao botão. Essa informação é um texto fixo que será utilizado para o processo compreender qual botão foi clicado. Posteriormente, quando analisarmos os elementos condicionais, veremos que podemos criar condições no processo baseado no botão que o usuário clicou, o que é determinado pela ação correspondente. Não é recomendável o uso de espaços em branco ou caracteres especiais neste campo (acentos, pontuações, etc.);
- Cor de fundo: clique nesta caixa para selecionar, entre as opções disponíveis, a cor de fundo deste botão;
- Cor da fonte: clique nesta caixa para selecionar, entre as opções disponíveis, a cor da fonte do texto do botão.
- Validar: marque a opção de checkbox se você deseja validar o formulário eletrônico (e arquivos obrigatórios) ao clicar no botão criado; se não deseja validar, desmarque a opção.
- Preencher Justificativa: marque a opção de checkbox se você deseja que ao clicar no botão o usuário seja obrigado a preencher uma justificativa para finalizar a tarefa.
- Parâmetros: são configurações gerais de funcionamento desta tarefa:
- Respeitar horas úteis: se esta opção estiver marcada, esta atividade irá considerar somente o horário de trabalho de cada usuário no cálculo da data limite de expiração da tarefa, ou seja, irá considerar o turno de trabalho do usuário assim como feriados (nacionais, estaduais e municipais) que afetem seu trabalho. Caso esta opção não seja selecionada, as horas definidas para execução da tarefa serão consideradas como horas corridas.
Atenção!| Não é possível utilizar horas úteis caso o ator da tarefa seja "Requisitante" ou "Usuário selecionado no campo do formulário". Isso ocorre pois o cálculo de horas úteis é feito a partir do Turno de Trabalho definido nas Áreas e Posições dos atores. |
- Enviar e-mail de recebimento: se esta opção estiver marcada, os usuários que receberem esta tarefa irão receber automaticamente um e-mail de notificação quando da criação da tarefa.
- Enviar e-mail de alerta de tempo: se esta opção estiver marcada, quando o prazo máximo de execução da tarefa expirar, o ator responsável receberá um e-mail informando-o.
- Utilizar log de horas obrigatório: se esta opção estiver marcada, durante a execução da tarefa será necessário que o usuário preencha um campo para informar quanto tempo foi gasto na execução da tarefa (tempo no formato: HH:MM);
- Multiplicar a tarefa pelo número de atores (A partir da versão 3.8): se esta opção estiver marcada, a tarefa em questão será criada de forma que uma tarefa idêntica seja alocada para cada usuário que a recebeu, isto é, se existem dois usuários ativos que irão receber a tarefa então serão criadas duas tarefas e será necessário que todas as tarefas sejam finalizadas para que o processo possa seguir adiante. A tarefa só será multiplicada pelo número de atores caso seja utilizada uma das seguintes configurações: utilizar um campo do formulário que estiver preenchido com os logins ou códigos dos usuários, separados por vírgula; utilizar um campo de formulário que contenha o login do usuário em uma tabela multivalorada; utilizar como ator da tarefa uma área ou área e posição que contenham mais de um usuário vinculados.
- Configuração de Atores: a configuração de atores define quem serão os responsáveis pela execução da tarefa. A vinculação é feita conforme as funções existentes dentro da organização ou definindo o envio da tarefa a um usuário específico. As opções existentes e configuração são:
- Requisitante do processo: selecione esta opção se o ator responsável por esta tarefa é o próprio requisitante do processo. Esta opção é bastante utilizada nos casos em que a tarefa deve ser enviada para o usuário que iniciou o processo para que ele corrija alguma informação, por exemplo;
- Outro ator: selecione esta opção se o ator é outro usuário que não o requisitante do processo
- Utilizar área do requisitante: selecione esta opção se o responsável pela tarefa é um usuário com posição dentro da própria área do requisitante (ex.: chefe da divisão onde o usuário trabalha). Ao selecionar esta opção, uma janela com a hierarquia de posições será aberta para seleção. Nota-se que nesta opção não é selecionada a área do ator, somente a posição. Neste caso, área é relativa ao requisitante, ou seja, o Orquestra BPM irá buscar um ator da posição selecionada dentro da área do requisitante, ou dentro das áreas hierarquicamente superiores a área do requisitante.
- Selecionar uma área e posição: selecione esta opção se esta tarefa deve ser enviada para uma área/posição fixas. Ao clicar, será aberta tela com hierarquia de áreas e, após selecionada uma área, deve-se selecionar uma posição através da hierarquia de posições. Esta opção é utilizada nos casos em que sabemos ao certo quem é o ator da tarefa, e ele já tem suas atividades corretamente mapeadas dentro de uma estrutura de posição/área. Exemplo: enviar a tarefa para o gerente da área finanças
Ao vincular um ator a determinada Área/Posição, este ator terá na Caixa de Tarefas dele as tarefas que já estavam pendente sob responsabilidade desta Área/Posição
- Selecionar um tipo de área: selecione esta opção se a tarefa deve ser enviada para o ator que possui a posição selecionada dentro de uma área de tipo específico selecionada. Esta opção é similar a anterior, diferenciando-se por relacionar a tarefa a um tipo de área e não a uma área diretamente.
- Subir níveis hierárquicos a partir do requisitante: selecione esta opção se esta tarefa deve ser enviada para o superior hierárquico do requisitante. Além disso, é necessário definir o número de níveis máximo, pois se o superior imediato não executar a tarefa esta será encaminhada para seu superior e assim sucessivamente até o nível máximo. Dica: ao final dessa página, existe um algoritmo em linguagem T-SQL que pode ser usado por sua área técnica para validar eventuais problemas no uso desse recurso. Esse algoritmo usa a mesma lógica do Orquestra para achar o superior imediato, e informa se o achou ou não.
- Subir níveis hierárquicos a partir do ator anterior dessa tarefa: selecione esta opção se esta tarefa deve ser enviada para o superior hierárquico do ator anterior que estava responsável por essa atividade. Esse controle, obviamente, não pode ser utilizado como a primeira regra de uma hierarquia de posições;
- Usuário(s) selecionado(s) em campo do formulário: selecione esta opção se esta tarefa deve ser enviada para o um ou mais usuários selecionados em um determinado campo do formulário. Veja como configurar seu processo para utilizar essa funcionalidade
- Selecionar executor da tarefa: selecione esta opção se esta tarefa deve ser enviada para o executor de outra tarefa que já tenha sido finalizada.
Prazo A tabela de configuração de tempos irá trazer os responsáveis pela execução da tarefa definido através do campo "Horas" ou "Data definida em campo do formulário" ou configuração de "SLA*".
*A funcionalidade para definição de SLA está disponível a partir da versão 3.9.
HorasAo lado de cada nome, é necessário digitar o tempo máximo em horas que cada função terá disponível para executar a tarefa.
Data definida em campo do formulárioPermite escolher um campo do formulário que possua a
data limite para a finalização da tarefa, a data deve estar no seguinte formato:
DD/MM/YYYY. Nesse caso, pode ser definida apenas a data ou então data e hora no seguinte formato:
DD/MM/YYYY HH:MI ou
DD/MM/YYYY HH:MI:SS.
EscalonamentoA posição que estiver em primeiro lugar nesta tabela (de cima para baixo) será a primeira a receber a tarefa. Se não cumprir o estabelecido dentro do prazo determinado, a segunda posição listada na tabela receberá a responsabilidade. No caso de uma tarefa de "Subir Hierarquia", entretanto, antes de a tarefa ser encaminhada para o próximo ator dentro da tabela de atores, ela será encaminhada para os demais atores dentro da hierarquia até atingir o nível máximo definido. Além disso, antes também de a tarefa ser encaminhada para o próximo ator, tanto da hierarquia quanto da tabela de atores, ela será encaminhada para o usuário com função substituta à função cujo tempo expirou, se existir.
Alerta por não cumprimento de prazoOpcionalmente, é possível configurar uma posição como "alerta", ao invés de definir o tempo de resposta. Nesse caso, a posição não irá receber a responsabilidade sobre a atividade, recebendo somente um e-mail de alerta avisando que a tarefa sob responsabilidade de "Fulano de Tal" está atrasada.
Encaminhamento para posições com mais de um usuárioNos casos em que a atividade for configurada para uma posição e área, o funcionamento padrão do sistema fará com que todos os usuários da área e posição responsável pela tarefa recebam uma cópia da mesma em sua caixa de entrada. Todos irão ver simultaneamente essa tarefa. O primeiro usuário que finalizar a tarefa fará com que a mesma deixe de existir na caixa de entrada dos demais usuários e a execução dessa tarefa ficará registrado no histórico do processo.
- Assinatura Eletrônica (A partir da versão 3.8):
- Obrigar assinatura digitalizada: obrigar que o usuário utilize ou crie uma nova assinatura digitalizada ao concluir a tarefa. Para utilizar a assinatura eletrônica em seus processos é obrigatório que esta opção esteja habilitada;
- Confirmar senha de acesso ao sistema (somente para usuários autenticados): obrigar o usuário a digitar sua senha de acesso ao Orquestra BPMS para poder concluir a tarefa;
- Confirmar CPF/CNPJ (somente para usuários autenticados): obrigar o usuário a confirmar seu CPF/CNPJ conforme seu cadastro de usuário no sistema;
- Signatário
- Executor da tarefa: a tarefa deve ser assinada eletronicamente pelo ator que recebeu a tarefa;
- Usuário: a tarefa deve ser assinada eletronicamente pelo ator que recebeu a tarefa utilizando a procuração eletrônica concedida por outro usuário, isto é, o usuário que recebeu a tarefa está representando o usuário que deu a procuração;
- Externo: a assinatura representará um usuário não existente no sistema. O nome será solicitado no momento da assinatura.
- Título do signatário: papel que o ator da tarefa representa no momento da assinatura (exemplo: cliente, contratante, contratada, etc);
- Identificadores de campos de formulário com informações a serem confirmadas: especifica quais campos de formulário contém valores que o signatário deverá confirmar para poder finalizar a tarefa.
Caso seja utilizada a funcionalidade de assinatura eletrônica, porém o usuário não seja obrigado a efetuar uma assinatura, o resultado final do documento assinado será:
1. Se o usuário possuir assinatura digitalizada, a mesma será exibida no documento assinado junto com as informações sobre autenticação;
2. Se o usuário não possuir assinatura digitalizada, o documento assinado conterá apenas as informações sobre autenticação.
Atenção!| Ao utilizar essa configuração é necessário que os campos utilizados na confirmação de informações estejam configurados como manipuláveis na configuração da tarefa. |
- Assinatura Digital: selecione se esta tarefa utiliza assinatura digital de maneira opcional, se é obrigatório a assinatura digital para conclusão da tarefa ou se ela não deve utilizar assinatura digital.
- Simulação: permite configurar "tempo de trabalho por caso" e "Custo total da atividade" para ser utilizado com a ferramenta de simulação de cenários do processo.
- Tarefa Externa: é possível configurar o Orquestra BPM para que esta tarefa seja executada dentro de outro sistema. Este outro sistema pode ser qualquer tipo de aplicação WEB desenvolvida em qualquer tecnologia (ASP.NET, JAVA, etc.). Configurar o sistema para executar a tarefa dentro de outra ferramenta pode ser útil nos casos em que esta aplicação externa tem informações ou estruturas muito complexas ou necessárias para o entendimento da tarefa. É importante destacar que o sistema externo deverá estar tecnicamente preparado para ser utilizado como uma tarefa do Orquestra BPM. No momento do recebimento da tarefa, ao clicar na tarefa, o Orquestra BPM levará automaticamente o usuário para o sistema externo. Ao executar as operações no sistema externo, este deverá tecnicamente retornar informações para o Orquestra BPM, avisando-o de que a tarefa foi concluída. Para configurar a tarefa externa, digite no campo apropriado a URL do sistema externo (não esqueça do "HTTP:?//"). É possível a utilização de 'tokens', como nos demais pontos de integração de sistemas, para envio de informações para o sistema externo.
Exemplo de URL:
http://200.192.254.31:80/sistema/pagina.jsp?cod_processo={Processo.Codigo}titulo={Formulario.titulo}
- Devolver processo: selecione esta opção se o usuário que receber a tarefa pode devolver o processo para uma atividade passada, sem que isso tenha sido modelado no fluxograma. Saiba mais sobre o uso desse recurso aqui.
- Eventos/Técnico: contém os campos Pré-criação da tarefa, Definição do ator, Pós-criação da tarefa, Pré-finalização da tarefa e Pós-finalização da tarefa que permitem adicionar chamadas a comandos T-SQL (no caso de banco de dados SQL Server) ou PL/SQL (Oracle). Podem ser enviadas variáveis do processo, tais como "{Processo.Codigo}" ou "{Formulario.identificadorDoCampo}". Para o caso de variáveis de formulário o identificador do campo deve ser preenchido de forma idêntica a configuração do campo (sensível à maiúsculas e minúsculas). O campo Apelido do Elemento permite definir o apelido do elemento para ser utilizado junto ao webservice do sistema.
- Salvar: clique nesse botão para SALVAR as modificações e configurações realizadas;
- Preview: clique nesse botão para visualizar uma preview da interface final dessa atividade. Se você realizou mudanças na tarefa, é necessário antes SALVAR.
Atenção!| Se houver uma tentativa de iniciar uma instância de processo e ocorrer alguma exceção que impeça a mesma de chegar até uma tarefa humana, timer ou fim; então, esta instância de processo será descartada. Dessa forma, o número de processo gerado por essa instância também será descartado. |